Pendahuluan

Penjaminan mutu Institut Nalanda dilakukan secara berkelanjutan dengan siklus yang terdiri tahapan penetapan standar, pelaksanaan standar, evaluasi pelaksanaan standar, pengendalian standar, dan peningkatan standar pendidikan tinggi (PPEPP). Siklus penjaminan mutu internal Perguruan Tinggi diawali dengan penetapan standar mutu  yang  ingin  dicapai  dalam jangka waktu tertentu. Standar yang sudah ditetapkan kemudian dilaksanakan dengan mengerahkan semua sumberdaya yang dimiliki untuk merealisasikannya. Evaluasi pelaksanaan standar diperlukan untuk melihat kemajuan pelaksanaan standar dan untuk memastikan bahwa arah pelaksanaan ini sesuai dengan rencana, Evaluasi diri dilakukan terutama untuk melihat kemampuan dan kelemahan pelaksana standar terkait dengan upaya pemenuhan standar. Tahapan selanjutnya adalah Audit Mutu Akademik Internal untuk melihat kepatuhan terhadap pemenuhan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila dari hasil evaluasi pelaksanaan isi standar telah memenuhi, maka perlu dilakukan tahapan berikutnya berupa peningkatan dan pengembangan standar mutu yang baru. Hasil- hasil yang diperoleh dari tahapan monitoring dan evaluasi pelaksanaan standar, evaluasi diri, audit mutu internal dan dengan mempertimbangkan masukan dari pemangku kepentingan dan kemampuan internal institusi Institut Nalanda digunakan sebagai pertimbangan  di  dalam peningkatan dan pengembangan standar mutu yang baru. Terdapat dua jenis peningkatan mutu yaitu peningkatan mutu untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Apabila hasil evaluasi diri dan audit menunjukkan bahwa standar mutu yang telah ditetapkan belum tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan koreksi untuk mencapai standar tersebut. Bilamana hasil evaluasi diri dan audit menyatakan bahwa standar mutu yang ditetapkan telah tercapai, maka pada proses perencanaan berikutnya standar mutu tersebut ditingkatkan melalui benchmarking. Benchmarking adalah upaya perbandingan standar baik antar bagian internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan dengan tujuan untuk peningkatan mutu dalam rangka memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan.

Latar Belakang

Dalam upaya meningkatkan kualitas sistem penjaminan mutu Institut Nalanda, penting bagi institusi untuk belajar dari perguruan tinggi lain yang telah menerapkan sistem penjaminan mutu yang baik. Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) dipilih sebagai tujuan benchmarking karena memiliki pengalaman dan prestasi dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Undiksha memiliki Sistem Akreditasi Terintegrasi Undiksha (SATU), sebuah sistem yang menyediakan data akreditasi terstruktur sesuai dengan kebutuhan akreditasi dan mengacu pada matriks penilaian akreditasi 9 kriteria BAN PT/LAM. Sistem ini terintegrasi langsung dengan data utama di Undiksha, seperti data mahasiswa, dosen, akademik, penelitian, dan data penunjang lainnya dalam proses akreditasi.

Dengan kegiatan ini, diharapkan dapat diadopsi praktik terbaik yang relevan untuk diterapkan di Institut Nalanda. Penerapan SPMI yang efektif sangat berperan dalam meningkatkan akreditasi, mutu akademik, serta tata kelola institusi pendidikan tinggi. Dengan adanya benchmarking ini, diharapkan Institut Nalanda dapat memperoleh wawasan baru mengenai kebijakan, strategi, serta implementasi terbaik dalam sistem penjaminan mutu dan juga akreditasi. Benchmarking bukan hanya sekadar studi banding, tetapi merupakan proses pembelajaran dan adaptasi praktik terbaik yang dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan Institut Nalanda. Dengan adanya pemahaman yang lebih mendalam mengenai tata kelola mutu di Undiksha, diharapkan dapat dilakukan perbaikan dan inovasi dalam implementasi sistem penjaminan mutu di lingkungan Institut Nalanda.

Tujuan Program

Kegiatan benchmarking ini bertujuan untuk:

1. Mempelajari implementasi sistem penjaminan mutu dan akreditasi di Undiksha.
2. Mengadopsi praktik terbaik dalam penjaminan mutu akademik dan non-akademik.
3. Meningkatkan kapasitas sumber daya manusia dalam pengelolaan penjaminan mutu.
4. Memperkuat jaringan kerja sama antar institusi dalam bidang penjaminan mutu.

Waktu Kunjungan Kerja

Kegiatan benchmarking ini dilaksanakan selama satu hari pada Rabu, 28 Mei 2025, pukul 10.00-15.30 di Ruang Ganesha 1, Gedung Rektorat Undiksha Lt.2, Jalan Udayana Nomor 11 Singaraja.

Peserta Benchmarking

Peserta yang mengikuti kegiatan benchmarking ini adalah Rektor Institut Nalanda, Tim LPM, Biro Keuangan, GA dan IT Institut Nalanda beserta dengan Tim Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran Universitas Pendidikan Ganesha.

Hasil

Hasil dari kegiatan benchmarking yang dilakukan ke Universitas Pendidikan Ganesha adalah sebagai berikut:

Kegiatan benchmarking dibuka dengan sambutan dari Rektor Institut Nalanda yang menekankan pentingnya penguatan kolaborasi antar institusi sebagai tindak lanjut dari Memorandum of Understanding (MoU) yang telah ditandatangani sebelumnya. Sambutan ini menegaskan komitmen kedua belah pihak dalam pengembangan sistem penjaminan mutu, transformasi kelembagaan, dan internasionalisasi. Dilanjutkan dengan sambutan dari Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (LPMPB) Undiksha yang mewakili Rektor Undiksha. Dalam sambutan ini, disampaikan kesiapan Undiksha saat ini sedang dalam proses transformasi dari status PTN Badan Layanan Umum (PTN-BLU) menuju PTN Badan Hukum (PTNBH). Proses ini mendorong kebutuhan akan sistem penjaminan mutu yang adaptif, transparan, dan terintegrasi dengan manajemen risiko, tata kelola, dan roadmap strategis institusi. dan kolaborasi strategis dalam penguatan mutu pendidikan. Status akreditasi Undiksha mengalami peningkatan dari tahun ketahun. Status Akreditasi Universitas Pendidikan Ganesha saat ini adalah sebanyak 38 prodi & 18 AQAS yang berstatus akreditasi Unggul/A sedangkan 40 prodi berstatus akreditasi Baik sekali /B.

Prof. Dr. Made Agus Dharmadi selaku Kepala Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Pendidikan Ganesha memperkenalkan perjalanan unit jaminan mutu undiksha yang semula UJM-Unit Jaminan Mutu (2009) menjadi KJM-Kantor Jaminan Mutu (2016) lalu berubah menjadi PJM-Pusat Jaminan Mutu (2020) yang dibawahi oleh Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pengajaran (LPMPP). Struktur Organisasi yang dibentuk dibawah LPMPP terdapat PJM yang membawahi Divisi Divisi lainnya dalam mengkoordinir kegiatan yang bisa diarahkan dalam rangka implementasi SPMI. Dibawah PJM terdapat Divisi Eksplorasi Data, Divisi Pengembangan Dokumen, Divisi Monev, Divisi Akreditasi Nasional dan Divisi Akreditasi Internasional yang masing-masing terdiri dari 3 orang yang berasal dari staf dosen dan 12 staf yg membantu penjaminan mutu. Dari ke 5 divisi ini membawahi GKM Fakultas dan GKM Prodi. Tupoksi dari PJM diantaranya : (1) Melaksanakan siklus SPMI yaitu PPEPP, (2) Menyiapkan SPME, (3) Menyiapkan Akreditasi Internasional, (4) Evaluasi Di tingkat Universitas. PJM Universitas Pendidikan Ganesha juga menciptakan asesor internal dalam melakukan monev/audit. LPM Undiksha terdiri dari 7 pusat utama yang menangani berbagai aspek penjaminan mutu dan pengembangan kelembagaan. Selain itu, terdapat unit penunjang akademik yang terintegrasi dalam mendukung proses akademik berbasis mutu. Dalam pengelolaannya, LPM juga didukung oleh staf Sistem Satu, yakni sistem informasi akademik dan penjaminan mutu yang berbasis digital. Tercatat terdapat 180 mahasiswa asing yang aktif mengikuti perkuliahan di Undiksha, yang menjadi indikator penting dalam strategi internasionalisasi dan akreditasi internasional.

Pengukuran dan Evaluasi Mutu

• Pengukuran Pencapaian Renstra dan Roadmap dilakukan secara periodik untuk memastikan keselarasan antara pelaksanaan program dan arah strategis institusi.
• Audit Mutu Internal (AMI) telah mulai dipersiapkan secara online, sehingga proses pelaporan dan tindak lanjut dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• Dalam pelaksanaan AMI, setiap unit diwajibkan mencantumkan temuan-temuan sebelumnya untuk memastikan keberlanjutan perbaikan mutu.
• Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) diselenggarakan untuk menindaklanjuti hasil AMI, dengan fokus pada implementasi tindakan korektif dan pencegahan terhadap temuan yang berulang dan Undiksha telah mengembangkan dan mengadopsi Pedoman SPMI 2024 sebagai landasan kebijakan penjaminan mutu terbaru.

Pendokumentasian dokumen juga ditampilkan pada saat presentasi yakni :

• Penetapan (P) terdiri dari Kebijakan Mutu SPMI, Dokumen Manual Mutu (Manual Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan), Standar Mutu (24 Standar SNPT, 16 Standar turunan, 100 Dokumen) dan Formulir (Form Penunjang Pencapaian Standar Mutu).
• Pelaksanaan (P) yakni dengan (1) Sosialisasi – Dokumen mutu dibagikan ke prodi, (2) Rapat Kerja – Standar mutu sebagai bahan rapat kerja, (3) Website PJM – Dokumen Mutu disediakan di website untuk memudahkan akses, (4) Renstra/Renop – Standar mutu dipakai indikator pencapaian renstra/renop.
• Evaluasi (E) yakni Audit Mutu Internal (AMI), dikarenakan adanya banyak prodi maka dari itu UNDIKSHA melakukan rekrut dari internal seperti dari GKM, unite internal untuk mengikuti pelatihan lalu di SK-kan (Divisi Monev yang bertugas sebagai panitia penanggung jawab pelaksanaan audit dengan Jumlah Auditor 60 Auditor Undiksha dan 77 prodi sebagai auditor). Undiksha mengupayakan ditahun ini dapat membuat proses AMI ini secara online, serta effortnya bisa lebih sedikit dan memudahkan auditor serta auditee.
• Pengendalian (P) yakni dengan Rapat Tinjauan Manajemen setiap tahunnya yang akan disampaikan kepada Auditee terkait hasil Audit/AMI dengan dilengkapi Laporan RTM/Tindak Lanjut/Rencana Peningkatan Standar. Laporan ini juga akan ditinjau setiap tahunnya agar dapat melihat apakah rencana tindak lanjut benar benar dilakukan atau tidak.
• Peningkatan (P) dengan menjadikan temuan ditindak lanjuti sebagai hasil peningkatan yang signifikan.

Universitas Pendidikan Ganesha memperkenalkan Sistem Akreditasi Terintegrasi UNDIKSHA (SATU), Sistem ini dibuat untuk menyediakan wadah/data bagi prodi/ PT dalam menyiapkan akreditasi (9 Kriteria). Sistem SATU menyediakan data data yang dibutuhkan dalam pengisian DPS akreditasi 9 kriteria. Dengan mengintegrasikan sistem yang telah dimiliki oleh UNDIKSHA. Sistem SATU ini merupakan sistem penyedia data akreditasi yang telah terstruktur sesuai dengan kebutuhan akreditasi dan mengacu pada matrik penilaian akreditasi. Sistem ini sangat membantu dan mempermudah UPPS, fakultas maupun prodi saat mengumpulkan kebutuhan untuk proses akreditasi. Saat ini sistem keuangan masih belum dapat terintegrasi dengan baik, kedepannya akan disesuaikan. Pada sistem ini juga nantinya akan difasilitasi AMI online. Pembangunan sistem SATU di Undiksha dilakukan oleh SDM yang sudah ada di Undiksha, sehingga sistem yang dibangun dapat dikelola dan di custom sendiri sesuai dengan yang diinginkan tanpa campur tangan pihak lain/vendor.

LPM Undiksha aktif melakukan pembaruan terhadap daftar agensi internasional yang diakui oleh pemerintah, untuk memastikan keabsahan proses akreditasi internasional. Pendekatan proaktif dilakukan dengan menghubungi agensi dan menyelenggarakan 2–3 kali sosialisasi terkait proses dan manfaat akreditasi internasional bagi program studi. Proses benchmarking dilakukan ke LPTK mitra di UPI (Universitas Pendidikan Indonesia), yang telah berhasil memperoleh akreditasi internasional di beberapa prodi. Undiksha juga bekerja sama dengan konsultan dari UPI dalam bentuk kontrak kerja selama 1 tahun untuk mendampingi proses akreditasi internasional. Sebanyak 21 program studi diajukan untuk akreditasi internasional berdasarkan kelompok keilmuannya. Selama proses pendampingan, diselenggarakan 5–6 kali workshop, baik internal maupun bersama konsultan, untuk meningkatkan kesiapan dokumen dan sistem mutu. Total anggaran yang dikeluarkan sebesar Rp3 miliar untuk mendukung proses akreditasi tersebut. Hasilnya, sebanyak 18 dari 21 program studi berhasil meraih akreditasi internasional, menjadi capaian penting dalam transformasi mutu pendidikan Undiksha.

Dokumentasi